গুগল ড্রাইভের পাঁচ ফিচারের ব্যবহার পদ্ধতি

ক্লাউড স্টোরেজ হিসেবে গুগল ড্রাইভ বেশ জনপ্রিয়তা পেয়েছে। যেকোনো স্থান থেকে কেবল ইন্টারনেট সংযোগ থাকলেই গুগল ড্রাইভে রক্ষিত ব্যক্তিগত সব তথ্য ব্যবহার করার সুবিধাতে সন্তুষ্ট অনেকেই। বহুলব্যবহূত হলেও গুগল ড্রাইভের বেশকিছু ফিচার অনেকের কাছেই অজানা রয়ে গেছে।

 

অফলাইনে গুগল ড্রাইভ

ক্লাউডনির্ভর সেবা হওয়া সত্বেও ইন্টারনেট সংযোগ না থাকলেও অফলাইনে কাজ করা যাবে গুগল ড্রাইভে রক্ষিত ফাইল নিয়ে। এর জন্য গুগল ড্রাইভের অফলাইন মোড সক্রিয় করে রাখতে হবে। এই ফিচারটি সক্রিয় করার জন্য প্রয়োজন হবে গুগল ক্রোম ব্রাউজার। এর জন্য গুগল ড্রাইভের সেটিংসে গিয়ে ‘Sync Google Doc, Sheets, Slides, & Drawings files to this computer so that you can edit offline’ বক্সটি চিহ্নিত করে দিতে হবে। এতে করে গুগল ড্রাইভে সব ফাইল আপনার পিসিতে সংরক্ষিত হবে। এরপর ওই ফাইলগুলোতে অফলাইনে কাজ করলে পরে যখনই ইন্টারনেটে সংযুক্ত হবেন, ওই ফাইলগুলো গুগল ড্রাইভে সিনক্রোনাইজ হয়ে যাবে।

ডক্যুমেন্ট থেকেই লিংক সার্চ

ডক্যুমেন্ট ফাইলে কোনো লিংক যুক্ত করার জন্য আমাদের সাধারণতই ব্রাউজারে প্রবেশ করে গুগল সার্চ করে সেই লিংক কপি করে নিয়ে তারপর পেস্ট করতে হয়। গুগল ড্রাইভের গুগল ডক ব্যবহার করেই কাজটি করা যাবে আলাদা করে ব্রাউজারে নতুন ট্যাব খুলে সার্চ না করেই। এর জন্য যে ডক্যুমেন্টে লিংক যুক্ত করতে চান, সেই ডক্যুমেন্টটি গুগল ডকে খুলতে হবে। এরপর ওই ফাইলের কোনো টেক্সট অংশ হাইলাইট করে ‘Insert > Link’-এ যেতে হবে। এখানে একটি ডায়ালগ বক্স আসবে এবং সেখানে আপনার কাঙ্ক্ষিত লিংকের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ শব্দগুলো লিখতে হবে। সেখানেই আসবে বেশকিছু লিংক এবং সেই তালিকা থেকে আপনার কাঙ্ক্ষিত লিংকটিতে ক্লিক করলেই ডক্যুমেন্ট ফাইলে যুক্ত হয়ে যাবে লিংকটি।

রিভিশনের ইতিহাস

কোনো ফাইলে আপনি কী কী পরিবর্তন করেছেন, তার সকল তথ্য সংরক্ষিত থাকে গুগল ড্রাইভে। ডক্যুমেন্ট, স্লাইডশো, প্রেজেন্টেশন, ড্রইং—সব ধরনের ফাইলেই কখন কী পরিবর্তন করেছেন, তা দেখতে পারবেন গুগল ড্রাইভে। কোনো ফাইলের ফাইল মেন্যু থেকে‘See revisions history’ নির্বাচন করে দিলেই ডান পাশে চলে আসবে ওই ফাইলের পরিবর্তনের সব তথ্য। বুঝার সুবিধার্থে পরিবর্তনগুলো আলাদা আলাদা রঙে প্রদর্শিত হবে।

ওয়েব ক্লিপবোর্ড

গুগল ডকেও যে ওয়েব ক্লিপবোর্ড ব্যবহার করা যায়, তা অনেকেই জানেন না। অপারেটিং সিস্টেমের ক্লিপবোর্ড একসাথে একাধিক আইটেম নিয়ে কাজ না করতে পারলেও গুগলের এই ওয়েব ক্লিপবোর্ডে একইসাথে একাধিক আইটেম নিয়ে কাজ করা যায়। এর আরেকটি বড় সুবিধা হলো এটি গুগল অ্যাকাউন্টের সাথে সংশ্লিষ্ট বলে সব ডিভাইসেই গুগল অ্যাকাউন্টে সাইন-ইন করে এই ক্লিপবোর্ড ব্যবহার করতে পারবেন। এটি ব্যবহার করতে কোনো টেক্সট, ড্রয়িং বা অন্য কোনো তথ্যের কোনো অংশ নির্বাচন করে যেতে হবে ‘Edit > Web clipboard > Copy to web clipboard’ অপশনে। এখানেই ক্লিপবোর্ড মেন্যুটি চলে আসবে, যেখানে ক্লিপবোর্ডের সকল আইটেম দেখতে পাবেন। এখানে অবশ্য ৩০ দিনের বেশি কোনো ডাটা সংরক্ষিত থাকে না।

ওয়েবে পাবলিশ

গুগল ড্রাইভ থেকে ফাইল শেয়ার করার সুবিধা থাকলেও অনেক বেশি মানুষের কাছে কোনো তথ্য পৌঁছে দিতে গুগল ড্রাইভে ‘Publish’ফিচার ব্যবহার করা যাবে। গুগল ড্রাইভে থাকা কোনো ডক্যুমেন্ট ফাইল, প্রেজেন্টেশন, স্প্রেডশিট বা ড্রয়িং পাবলিশ করতে চাইলে ফাইলটি খুলে ‘File > Publish to the Web’ অপশনে যেতে হবে। ফাইলের পুরোটা বা নির্দিষ্ট অংশ পাবলিশ করার জন্য কাস্টমাইজও করে নিতে পারবেন। এরপর ‘Publish’ বাটনে ক্লিক করলেই লিংক চলে আসবে। সেই লিংকটি ছড়িয়ে দিতে পারবেন সকলের মাঝে। পাবলিশ করা কোনো ফাইলে আপনি পরিবর্তন করে সেই পরিবর্তন সকলকে জানিয়েছে দিতে চাইলে সেটিও নিজের মতো কাস্টমাইজ করে দিতে পারবেন সেটিংস থেকে।